On ne compte plus les différents logiciels de rendez-vous en ligne qui émergent, vous en avez forcément croisé. À quoi servent-ils ? À prendre des rendez-vous en ligne, me direz-vous. Oui ! Mais encore…

De l’utilité des rendez-vous en ligne.

Vous êtes un salon de beauté, un(e) professionnel(le) qui exerce en libéral ou un indépendant qui fournit des services, il peut être utile d’avoir recours aux logiciels de rendez-vous en ligne pour maximiser les chances que vos client(e)s passent à l’action en réservant une prestation. Très souvent, le consommateur se renseigne sur internet avant d’acheter une prestation que ce soit par le biais des réseaux sociaux ou de votre site internet ; à tel point que les ventes dématérialisées représentent 22% du chiffre d’affaires des sociétés en France, pour l’année 2017.

Les logiciels de rendez-vous en ligne sont des outils de secrétariat parfois gratuits pour les fonctions de bases et qui permettent de retenir un client qui n’arrive pas à vous joindre (si vous n’avez pas un nombre d’appels suffisant pour avoir recours à la permanence téléphonique

Un(e) client(e) qui peut facilement avoir accès à votre entreprise aura une expérience en votre faveur, ce qui est le premier pas vers la rétention client puis la fidélisation, donc vers une activité pérenne.

Mais qu’est-ce qu’un logiciel de rendez-vous en ligne ?

Il s’agit d’un logiciel grâce auquel vos client(e)s ou partenaires peuvent prendre rendez-vous directement avec vous, sans avoir à vous contacter pour réserver. Il faudra auparavant intégrer les horaires auxquelles vous êtes disponibles, le logiciel peut être synchronisé avec votre agenda personnel ou professionnel.

Exploration non exhaustive du panel des agendas en ligne.

Ces agendas peuvent proposer des versions gratuites mais qui ne donnent pas un accès complet aux différentes fonctionnalités de l’outil.

En numéro 1, j’appelle Kalendes.

Kalendes est une solution française qui offre des fonctionnalités multiples aux professionnel(le)s du bien-être et de la beauté… Accessible uniquement après abonnement, les fonctionnalités de Kalendes tendent à informatiser la relation client de la prise de rendez-vous à l’encaissement, en passant par le référencement de votre site internet.

En numéro 2, je vous présente Calendly.

Il s’agit d’un logiciel gratuit pour ses fonctionnalités de base, l’abonnement apparaît à mesure que vous souhaitez intégrer de la personnalisation, de l’automatisation ainsi qu’une collaboration avec vos équipes.

Le but de Calendly est de fluidifier la planification de réunions. C’est l’expérience dans la vente et la difficulté de coordonner des réunions avec des client(e)s ou des partenaires qui donnent à Tope Awotona l’idée de créer Calendly. « Un jour, je voulais planifier une réunion, et ça a pris trop de mails pour que ce soit fait, ça m’a frustré. »

Il est compatible avec les calendriers Microsoft, Apple ou encore Google. 

Calendly est imaginé pour les réunions téléphoniques ou les visioconférences, qu’elles soient en internes dans les entreprises ou encore pour les indépendants avec leurs client(e)s.

Le lien de votre Calendly sur votre site internet, page Instagram, Facebook ou LinkedIn permettra à vos client(e)s de prendre directement rendez-vous avec vous en fonction des disponibilités que vous aurez précisées.

Le petit problème de la version gratuite ? 

Un seul type d’évènement peut être programmé. C’est-à-dire que vos client(e)s ou encore vos partenaires ne peuvent planifier de réunions avec vous que pour un seul motif.

Calendly est le leader de son marché, à tel point que Google a fini par l’imiter.

En numéro 3, je vous propose de faire connaissance avec « rdv360 ».

Le logiciel français « Rendezvous360 » propose une solution d’annuaire des professionnel(le)s disponible gratuitement pour les utilisateurs. Pour accéder à la prise de rendez-vous en ligne, il faut se créer un compte utilisateur.

Ce sont les utilisateurs professionnels qui peuvent payer un abonnement s’ils ont besoin d’autres fonctionnalités que celles de base. Par exemple, la formule gratuite comprend l’agenda en ligne ainsi que la réservation 24h/24 ou encore le fichier clients ainsi que le référencement gratuit sur le site internet www.rdv360.com.

Ce service s’adresse à tous types de professionnels : instituts de bien-être, salles de sport, professionnels de la santé ou encore mairies.

C’est un logiciel très complet, allant du logiciel de caisse, aux rendez-vous en ligne, passant par les sites internet et les fichiers clients.

En numéro 4 et en dernier, je vais vous parler de Google calendar, qui peut centraliser toutes vos données et fait le lien entre les différents outils Google. C’est en voyant la progression de Calendly que Google s’est lancé dans l’aventure de l’agenda en ligne, moyennant un abonnement d’environ 10 euros, vous pouvez avoir accès à Google Workspace Individual et donc à Google calendar, un outil de newsletter avec Gmail ainsi qu’à Google Meet. Parfait pour les indépendant(e)s qui veulent tout centraliser avec Google, l’avantage que n’a pas la suite Google contrairement à Calendly, c’est sa compatibilité avec des outils comme Zoom ou encore Microsoft teams.

Sont concernés par Google Calendar, uniquement les rendez-vous individuels.

Ensuite, comme pour Calendly, vous pourrez définir un tampon entre deux rendez-vous ou encore limiter un nombre de rendez-vous pris par jour, ainsi qu’avoir accès aux fonctionnalités : confirmation des réservations ou rappels par mail.

Du reste, les fonctionnalités peuvent être différentes avec l’abonnement Google Workspace pour une entreprise.

Quoi qu’il en soit des solutions semi-gratuites de prise de rendez-vous en ligne, il en existe une multitude et pour des marchés tout à fait différents, allant des professionnels de la santé humaine ou animale aux professionnels des soins de beauté… Ils ont une part à jouer dans la stratégie de relation client mise en place par l’entreprise et dépendent aussi de la taille de celle-ci. Ce mode de fonctionnement est tellement répandu que même Facebook a lancé sa propre fonctionnalité de prise de rendez-vous en ligne, intégrée à la page d’entreprise.

On peut finir par citer d’autres alternatives qui ont le même concept qu’elles servent d’usage en interne ou à destination de la clientèle : Planity, Microsoft outlook, Notion, Fantastical, Asana, le très connu Doctolib, Wz agenda, Clic rendez-vous, Visiodent, et tant d’autres.

Chez D’une ligne à l’Autre, nous nous adaptons à votre solution de prise de rendez-vous, car il est bien entendu que l’utilisation d’un logiciel de prise de rendez-vous en ligne ne dispense pas d’une professionnelle qualifiée pour gérer le secrétariat de votre entreprise afin de la maintenir à son meilleur niveau.

Le logiciel avec lequel nous travaillons le plus et qui propose aussi une solution de rendez-vous en ligne fera l’objet d’un article très prochainement. 😉

🧚🏾‍♀️Féériquement vôtre 🧙🏾‍♀️