Malgré le déclin de l’usage du téléphone fixe, les professionnel(le)s sont loin de ne pas afficher leur fameux 03 dans leurs différentes communications d’entreprise. Si ce n’est pas le fixe, il reste toujours un mobile pour les joindre. Les appels téléphoniques n’appartiennent pas au passé mais bien au présent, ils sont indispensables pour communiquer avec la clientèle. Tellement indispensable que déjà dans les années 80, l’étude de marché à l’origine de la première permanence téléphonique exprimait très bien le risque encouru d’un appel raté : perte de prospects, absence de fidélisation client… à ce problème, une solution : la permanence téléphonique, disponible quand vous ne l’êtes pas, un moyen de rester toujours à l’écoute de ceux et celles qui font aussi la vie de l’entreprise : les client(e)s.

Si toutefois vous n’avez pas encore passé le cap de l’externalisation de votre standard téléphonique, votre message d’annonce de boîte vocale se doit impérativement d’être un reflet de l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise.

D’abord, il est absolument exclu de ne pas personnaliser ce message d’accueil. Lorsque les client(e)s appellent, ils doivent savoir que c’est bien à votre entreprise qu’il s’adresse surtout si vous attendez d’eux qu’ils laissent un message vocal. Les dirigeant(e)s d’entreprise, en journée, ont rarement une minute à eux, on court après le temps mais il convient de sauvegarder les basiques : une annonce de message vocal personnalisée en fait partie.

Mais, cela ne suffit pas. D’après l’étude de marché que je vous citais au-dessus, il s’avère que très peu de personnes appelant une entreprise laisse un message vocal, c’était dans les années 80 me direz-vous… Néanmoins, il convient de faciliter l’expérience client et donc de demander le moins d’effort possible aux personnes qui cherchent à vous joindre.

Pour cette raison, votre message d’annonce de boîte vocale ne doit pas émettre trop d’options. Soit, vous donnez la possibilité à l’appelant de laisser ses coordonnées afin d’être rappelé, soit vous lui demandez de vous envoyer un mail ou de remplir une demande de contact sur le site internet. Ce doit être le biais qui vous convient le mieux, le plus rapide, mais aussi celui qui s’avère le moins contraignant pour l’appelant, sinon il ne le fera pas et encore pire, il appellera quelqu’un d’autre pour résoudre son problème si vous ne l’avez pas fidélisé. Surtout, n’offrez pas trop d’options : l’expérience client est un chemin qui doit être balisé et non brouillé.

A l’heure où les entreprises à gros budget savent mettre les moyens pour rester joignable en toutes circonstances, l’enjeu est important pour les TPE de faire de même, quel que soit le secteur d’activité.

Enfin, et bien entendu, votre message d’annonce doit être agréable, pas criard, pas grésillant, pas étouffé et encore moins maussade, ne l’oubliez pas, il en va de l’image de votre entreprise.

Et si tout cela vous semble de trop, contactez D’une ligne à l’Autre, toujours avec vous, à l’écoute de vos besoins.

🧚🏾‍♀️ Féériquement vôtre 🧙🏾‍♀️