Au cours d’une discussion avec un prospect, celui-ci m’affirme bien déterminé : « Je n’ai pas besoin de l’externalisation, Madame, je suis une petite entreprise ! »

D’abord surprise, je réalise ensuite avec cette croyance que le secrétariat externalisé demeure encore mal connu.

Je finis par lui répondre, que c’était justement la petite taille de sa structure qui favorise l’externalisation.

Et depuis, je m’interroge : peut-être cette croyance vient-elle d’une confusion entre sous-traitance et externalisation ? Pour y remédier, j’en parlerai dans un prochain article.

Pour ce qui nous tient aujourd’hui, commençons par le début : quand on parle d’externalisation, de quoi parle-t-on ?

Qu’est-ce que l’externalisation ?

L’externalisation est le processus par lequel une entreprise confie par le biais d’un contrat à une autre entreprise spécialisée, l’accomplissement d’une activité qui n’est pas son cœur de métier et qui était autrefois réalisée en interne.

Pour parler plus simplement, on peut dire de l’externalisation qu’elle est le processus par lequel une entreprise fait faire le travail qui ne consiste pas en son expertise.

Puisque les grandes entreprises ont le monopole de la couverture médiatique, on entend beaucoup parler des processus d’externalisation auxquels elles ont recours.

Il est possible de citer le transport, le traitement des déchets ou encore des eaux usées pour Danone mais aussi l’entreprise SKF France qui signe un contrat d’externalisation des opérations comptables et financières, en 2006 avec Cap Gemini.

Pourtant, des entreprises plus petites peuvent avoir recours à l’externalisation, notamment de leur secrétariat ou de leurs tâches administratives : ce marché en pleine expansion ne se fixe aucune limite de taille.

Sandrine Pollet dans « L’art de se lancer » me confiait qu’un volume de travail trop conséquent était un frein à l’externalisation, et pour cause, lorsqu’on fait appel à un prestataire pour gérer un pôle d’activité non productif, sa structure à lui doit être prise en compte afin de savoir s’il lui est possible d’absorber la charge de travail sans y perdre quoi que ce soit.

D’où l’importance du diagnostic d’entrée qui permet d’évaluer le besoin du client.

L’entreprise qui souhaite déléguer sa partie administrative ne doit pas le faire pour éviter d’embaucher une salariée car les assistantes administratives indépendantes ne sont pas là pour remplacer les assistantes administratives salariées. Beaucoup d’assistantes administratives indépendantes exercent avec le statut de micro-entreprise. Ce qui veut dire qu’elles exercent seules et qu’elles ne peuvent pas absorber une masse de travail trop importante venant d’une seule cliente ; au risque de devenir sa salariée de fait et de ne pas pouvoir travailler à l’obtention d’autres clients.

L’externalisation dépend donc du statut de l’entreprise prestataire et de l’entreprise qui délègue.

Le prestataire en gestion administrative doit disposer d’une force de travail qui lui permet d’accomplir ses missions, sans se compromettre ni financièrement, ni humainement.

L’externalisation se fait alors à certaines conditions.

Les conditions de l’externalisation !

Si une grosse entreprise délègue une petite partie de sa gestion administrative à une auto-entrepreneuse pour une période ponctuelle, cette auto-entrepreneuse peut se retrouver à enchaîner ce même profil contractuel, c’est-à-dire des missions de courtes durées pour une surcharge de travail ponctuelle du côté de l’entreprise qui délègue. Ce peut-être une période de l’année propice à l’accroissement de son activité, l’absence d’une salariée et la nécessité de ne pas submerger les autres… Cette assistante administrative sous le statut de la micro-entreprise devra donc s’assurer de trouver de nouvelles missions, pour remplir son carnet de commandes. Chaque fois qu’une mission se termine, elle en obtient une autre.

Enfin, une petite entreprise avec un volume de paperasse administrative faible peut décider de déléguer à une auto-entrepreneuse, parce que le recrutement n’est pas nécessaire ou parce qu’elle n’a pas le temps, en plus des heures de travail qu’elle facture, de s’occuper de la partie administrative. Dans les faits, on a deux auto-entrepreneuses, avec un volume de travail faible mais récurrent, cette situation nécessitera à l’entreprise d’externalisation d’avoir plusieurs contrats de la même nature : avec un volume de travail faible mais récurrent.

La taille de l’entreprise qui délègue importe donc peu, ce peut être une grande, moyenne ou petite entreprise, tout dépend du volume de travail et de la récurrence des missions et de l’entreprise prestataire choisie.

Chez D’une ligne à l’Autre, on s’adresse aux indépendantes qui ne peuvent pas gérer la partie appels, gestion de mail et prise de rendez-vous de leur secrétariat mais qui souhaitent rester en contact avec leur clientèle.

L’autonomie du statut d’indépendante n’est pas une raison pour tout affronter seule.

🧚🏾‍♀️Féériquement vôtre 🧙🏾‍♀️