Externaliser son standard téléphonique est une décision simple à prendre. Si ! Je vous l’assure. Elle ne peut être que bénéfique pour vous, je décide donc de vous exposer les raisons pour lesquelles vous devriez passer le cap.

Numéro 1

L’externalisation n’est pas l’abandon de votre standard téléphonique

Quand je parle de l’externalisation du standard, j’ai souvent comme réponse, « Oui mais je préfère garder le contrôle sur tout ». Mesdames, messieurs les dirigeant(e)s, VOUS gardez le contrôle sur TOUT. Quand vous externalisez votre standard, vous avez à faire à une prestataire, moi, qui répond au téléphone au nom de votre entreprise et donne les informations que vous souhaitez donner à vos client(e)s, vous restez donneur d’ordre et ces ordres sont exécutés en votre nom dans le cadre de la relation client. Les messages pris en votre nom vous sont communiqués, les appels téléphoniques que vous désirez, confrères, consœurs, expertises, vous sont transmis immédiatement. Les appels que vous ne souhaitez pas sont filtrés et notifiés. Vos rendez-vous sont pris sur votre agenda. Bref, tout est fait pour que vous ayez le contrôle de votre secrétariat téléphonique sans vous en occupez directement. En somme, vous déléguez mais n’abandonnez rien du tout.

Numéro 2

Le standard impacte l’image de votre entreprise

Quel sentiment avez-vous lorsque vous tentez de joindre quelqu’un à plusieurs reprises et qu’il ne répond pas. Un sentiment d’agacement ? De lassitude ?

La relation client est un chemin qui doit être balisé, laissez un client sans solution pour vous joindre lorsque vous n’êtes pas disponible, c’est prendre le risque de le perdre ou de nuire à l’image de votre entreprise en jouant avec les nerfs des gens… Ce n’est absolument pas ce que nous voulons. Pensez long terme, pensez fidélisation, pensez recommandation. Il faut être sur tous les fronts quand on dirige une entreprise, son image et la communication client en font partie.

Numéro 3

La proximité est plus que jamais un élément important de la culture d’entreprise.

À l’air de la digitalisation et surtout depuis la période covid, nous aimons les contacts interpersonnels, rien de mieux qu’une interaction pour apaiser le stress et se sentir pris en compte, compris et important, ces choses-là compte aussi pour votre clientèle. Ne pas être la particule d’une masse, ne pas être une simple contribution à un chiffre d’affaires, voilà de bonnes raisons d’offrir à votre clientèle et à votre sérénité les services de la permanence téléphonique.

Numéro 4

Gagnez du temps et évitez le ping-pong des appels.

Si cette nomination ne vous dit rien, vous en connaissez certainement la pratique. Votre client vous appelle, vous ratez cet appel, la personne laisse un message, vous finissez par la rappeler mais elle ne répond pas, vous laissez un message sur le répondeur, elle rappelle, ainsi de suite…

Cette incroyable perte de temps vient rapidement à bout des nerfs de beaucoup de personnes, nous sommes peu à rester le téléphone vissé aux yeux à attendre ce fameux rappel. Nous avons une vie de dirigeante d’entreprise, des occupations, des audiences, des chantiers, des rendez-vous clients, des préparations de dossier pour lesquels nous ne pouvons pas nous permettre d’être multi-tâches. L’externalisation de votre standard téléphonique vous épargne tous ces écueils, on va droit au but, l’appel est passé, il aboutit à une prise de message ou à la communication d’une information, selon vos instructions. Pas course en rond, du concret.

Numéro 5

La boîte mail : une solution de repli vicieuse ?

Je sais que se faciliter la vie n’est pas chose aisée pour les êtres complexes que nous sommes. Pourtant, la boîte mail ? Vraiment ? Vous recevez déjà une tonne de mails, avez-vous envie d’en recevoir en supplément ? Cela vous oblige à « checker » vos mails au lieu de les lire via un « scrollage » rapide et négligent… Toujours en dehors des heures de travail, pendant une pause, entre deux rendez-vous ou avant une audience. N’est-ce pas fatiguant ? Et si vous choisissiez de faire autrement.

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