Proposer aux entreprises d’externaliser la gestion de leur secrétariat et de leur administratif n’est pas chose aisée. J’ai rencontré beaucoup de prospects qui me disaient avoir besoin de mes services mais qui au moment de passer à l’action procrastinaient, ils n’avaient pas le temps, concentrés sur leur métier, leur planning était rempli pour les deux prochaines semaines et pour eux, c’est ce qui compte.

D’autres me disaient qu’ils ont toujours fonctionné ainsi, en s’arrêtant dans leurs tâches à accomplir pour répondre au téléphone et que c’était comme ça. D’autres encore délèguent cette tâche mais pas de manière officielle puisque leur conjointe s’occupe de répondre au téléphone fixe et de leur transmettre les informations sur leur téléphone portable. Je me suis donc mise à réfléchir sur ces informations et sur cette situation : qu’est-ce qu’implique le fait d’externaliser pour une entreprise ?

Externaliser semble avoir moins de coûts, je parle de coûts moraux dira-t-on, quand on démarre son activité, c’est pour ça qu’il est important d’y penser avant de se lancer. Une fois qu’on est lancé, on prend des habitudes, et la trajectoire des habitudes ne favorisent pas les sorties de route, la douleur à court terme que l’on ressent quand on change de processus et les coûts que cela peut paraître engendrer semble le plus grand des obstacles, même si on est conscient du problème et que sur le long terme, on sait qu’il en va de la pérennité de notre business. Parce que oui, ces prospects dont je parlais plus haut ont un besoin, ils ne veulent pas le résoudre parce que la douleur qu’ils ressentent par rapport à leur problème n’est pas si importante que ça, leur agenda est bouclé pour les deux prochaines semaines ou les deux prochains mois. Oui mais et après ?

Dans un article Bertand Quélin dit de l’externalisation qu’elle contribue au développement stratégique de l’entreprise et requiert la sélection d’un partenaire privilégié. En plus d’”améliorer le recentrage de la société sur ses métiers” ainsi que de “mobiliser des ressources internes pour d’autres usages, l’externalisation constitue en une réelle réorganisation de l’entreprise qui y a recours.

L’argument selon lequel externaliser permet de réduire les coûts liés à l’emploi d’une personne en CDI ne fonctionne pas toujours puisque le coût d’une assistante administrative externalisée dépend de la masse de travail qu’il y a à accomplir comme nous en avons parlé dans un précédent article. 

Le réel argument pour l’externalisation, c’est la vision que l’entreprise a de son organisation. Souhaitez-vous une main d’œuvre dédiée à son métier ou souhaitez-vous une personne à tout faire ? Que cela soit pour soulager une employée ou pour vous, la question reste la même.

J’ai eu à faire à des prospects qui me disaient, “Je ne veux pas externaliser, car je préfère tout faire moi-même” ; et ça se comprend, savoir qu’un inconnu met les mains dans un secteur aussi important de votre entreprise que l’administratif et la comptabilité, il faut avoir confiance.

L’externalisation est un risque, oui et personne n’aime prendre des risques inconsidérés. Un risque car faire confiance à une autre entreprise, c’est aussi accepter de ne pas tout contrôler. Or c’est aussi pour avoir le contrôle qu’on lance son propre business.

C’est la raison pour laquelle, le choix du prestataire ne se fait pas par hasard, il devient un allié du développement stratégique de votre entreprise et doit partager sa vision ainsi que ses valeurs mais aussi ses buts et ses objectifs.

Pourtant externaliser a aussi un gros avantage : se recentrer sur son cœur de métier.

En 1991, Barney identifie 4 critères qui fondent le cœur de métier : la contribution à la création de valeur ; la rareté ; le caractère non imitable ; le caractère non-substituable.

Le cœur de métier, ce sont ces compétences qui si vous les transférez font perdre à votre entreprise de sa substance. Selon Quélin, “Il s’agirait de vérifier que le périmètre éventuel d’une externalisation n’entrainerait pas le transfert de savoir-faire, de capacités et de compétences.” De plus, les liens que la fonction administrative par exemple possède avec les autres activités de votre entreprise sont à prendre en compte. Globalement, c’est l’impact de la décision d’externaliser et ses conséquences sur le fonctionnement de l’entreprise qui ne doivent pas être négligées.

Enfin, externaliser permet de se positionner par rapport à la concurrence, en tout cas d’avoir un avantage concurrentiel par rapport aux autres. En tant qu’indépendante, ne pas avoir à gérer la partie secrétariat et administratif vous permet de vous concentrer sur vos affaires et ce qui fait votre valeur ajoutée ou même de ne pas empiéter sur vos week-ends pour faire les petites tâches qui empêchent la coupure avec le travail, en termes de charge mental, l’externalisation est plutôt positive.

🧚🏾‍♀️Féériquement vôtre 🧙🏾‍♀️