Les journées commencent très tôt en Guyane, je me lève aux aurores et aux alentours de 6 heures 30, je prends le chemin du travail. Aux airs de la brume humide de l’Amazonie, je me prépare mentalement à la journée qui m’attend, aujourd’hui, ce sera le traitement des factures fournisseurs.

À ce moment je suis la comptable unique d’une PME et j’exécute cette tâche qui revêt une importance capitale pour la vie de l’entreprise. Dans les grandes entreprises, il y a plusieurs intervenants, parfois un service fournisseur avec des responsables du budget qui donnent leur approbation. Pour les PME, il en va autrement, il n’y a aucun intermédiaire entre moi et le dirigeant, nous collaborons ensemble et il me fait une entière confiance pour ce qui concerne la tenue des opérations comptables et financières.

Alors quand j’arrive, ce mercredi, je me lance dans un processus qui est pour nous bien rôdé.

Qu’est-ce que le traitement des factures fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs consiste en les différentes étapes administratives à exécuter pour aboutir au paiement des fournisseurs.

Il commence dès la réception des factures jusqu’à leur règlement, après lequel vient l’archivage.

Tous les mois, j’édite la balance âgée, ce tableau récapitulatif qui reprend les comptes fournisseurs et met en évidence les créanciers à payer.

Le délai de règlement est de 30 à 45 jours en fonction des accords pris lors de l’ouverture du compte chez le fournisseur. En effet, les petites structures affrontent une difficulté : les clients doivent avoir payé l’entreprise pour qu’à son tour, l’entreprise puisse payer ses fournisseurs. D’où l’importance de la relance client mais j’en parlerai dans un autre article.

Quel est le processus pour traiter les factures fournisseurs ?

Pour démarrer ce processus, je commence par la collecte des factures fournisseurs que je récupère tout au long du mois dans la boîte postale de la société.

J’appose sur toutes les factures la date du jour, je vérifie que les bons de commande et les bons de livraison soient joints à la facture et je les classe ensuite dans le parapheur pour que le gérant y inscrive ses initiales ainsi que la mention « vu ». Il peut arriver qu’il y ajoute des annotations, je me charge alors d’exécuter les ordres après en avoir discuté avec lui de vive voix.

Une fois que j’ai récupéré le parapheur, les factures reçues sont insérées dans une bannette « factures à saisir ».

Au travail, les petites habitudes font le quotidien, et le mercredi après-midi, moins sollicitée par le téléphone, je me consacre à la saisie de ces fameuses factures.

Je commence par saisir les données inscrites sur la facture dans le logiciel de comptabilité (n° de la facture, le libellé, le montant de l’opération, la date d’échéance), je note un numéro de pièce comptable interne en haut à droite de la facture qui est attribué automatiquement par le logiciel EBP comptabilité. La saisie se fait par un compte de la classe 6 au débit et un compte 401 du nom du fournisseur au crédit.

Puis par date d’échéance, je classe les factures saisies dans une chemise sur laquelle figure la date à laquelle je dois payer les factures et je les range dans une bannette nommée « factures à payer ».

En fin de mois je fais de nouveau une vérification des factures fournisseurs dont les montants sont très élevés avec un extrait de compte transmis par le fournisseur.

J’effectue les règlements des factures des fournisseurs payables à 30 jours en fin de mois par virement bancaire, par  traite ou par chèque : je range tout cela dans le parapheur qui est transmis au gérant pour signature.

Depuis, la numérisation a fait évoluer le processus et la dématérialisation encore plus.

🧚🏾‍♀️Féériquement vôtre 🧙🏾‍♀️