Après le temps de la paperasse administrative  vient le temps de l’archivage. Cette tâche indispensable au bon traitement de tous les documents administratifs qu’aura à gérer votre entreprise peut être considérée comme la fin d’un cycle. Bien entendu, la sauvegarde des documents dépend de votre activité et de la nature de ceux-ci, pour toutes informations sur le sujet, je vous donne rendez-vous sur le site officiel d’information administrative pour les entreprises.

Archivage : retour sur un mot qui porte bien son nom.

Archivage nous vient comme vous le savez si bien, du terme archive, qui depuis l’Antiquité fait référence à des choses anciennes mais aussi à des lieux de conservation. Présent aussi bien dans la littérature que dans le domaine juridique, les archives renvoient à l’activité des individus et des organisations. Avec l’essor de l’outil numérique que nous connaissons aujourd’hui, elles peuvent être physiques ou numériques.

Archivage de documents, de quoi parle-t-on ?

Archiver un document, signifie le recueillir, le classer dans un contenant et enfin le ranger dans un lieu spécifique et ordonner afin d’en faciliter l’accès si nécessaire, surtout le temps de la conservation légale. L’archivage sert à protéger ses droits en cas de contentieux, ainsi que justifier de son activité en cas de contrôle.

L’archivage permet aussi de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents notamment quand il s’agit de données personnelles ou de documents officiels.

Archivage et ses différents types !

Il existe différents types d’archivage :

– physique, sous format papier par exemple,

– numériques, via un support électronique,

– courantes, commence dès la création du document et dure tant que ce dernier est utilisé par le service qui l’a produit,

– intermédiaires, elles ne sont plus considérées comme courantes mais doivent être conservées,

– définitives, à conserver sans limite de durée.

Archivage : comment procéder ?

L’archivage n’est bien entendu pas l’action la plus compliquée mais étant donné qu’il s’agit de faire le tri dans la totalité de vos documents et les classer de sorte à les rendre accessible facilement, il convient d’être méthodique.

1. L’identification des documents archivés.
2. La conservation des documents (physique ou numérique)
3. Rangement dans un local sécurisé
4. Leur conservation et capacité à être consultés.
5. La destruction ou leur classement final une fois archivés.

L’archivage des documents peut se faire dans les locaux de votre entreprise ou encore dans un espace de stockage dédiés.

Vos boîtes d’archives peuvent être de grands ou petits formats avec un dos de 15 cm suffisamment large pour accueillir tous vos documents A4 sans les abîmer. Le plus important est de noter sur la boîte à archives toutes les informations qui vous permettront de retrouver les documents qui s’y trouvent facilement. Par exemple, un classement par année ou par type de documents…

Autrement, l’archivage n’aura servi à rien !