S’il y a un outil qui reste indispensable pour les entreprises, c’est bien le téléphone. Même si le digital tend à prendre une place importante, qui oserait ne pas avoir de téléphone pour être joignable de ses client(e)s ? Personne !

Un prospect qui appelle pour avoir des informations, des client(e)s qui veulent un rendez-vous ou des informations sur leurs affaires en cours… Les appels que vous recevez ont des objets variés et il ne faut pas les négliger. C’est la raison pour laquelle certaines entreprises décident d’investir dans un répondeur vocal automatique.

Le répondeur vocal automatique a plusieurs fonctionnalités et dépend des besoins de votre entreprise. Il peut servir à orienter l’appelant vers le service qu’il désire joindre, il peut participer à maintenir l’appelant au téléphone le temps qu’une personne de votre entreprise soit disponible pour lui décrocher, et enfin, il peut pour certains, remplacer la standardiste ou l’épauler en cas de débordement d’appels. Le répondeur automatique peut aussi donner les informations les plus importantes comme, « rendez-vous sur le site internet », « nos assistantes sont débordées, veuillez rappeler », etc… Le paramétrage de ce que sera le message et du menu qui se présentera aux appelants peut aussi être un message publicitaire. Encore, tout dépend du fonctionnement de votre entreprise, de sa taille, ainsi que de vos disponibilités.

Le répondeur vocal automatique est aussi connu sous le nom de standard automatique. Il s’agit de cette voix souvent féminine qui vous indique l’action à faire : « tapez 1, 2, 3 ou * » en fonction de l’objet de l’appel. Il est vrai que certaines fois, notre demande ne se retrouve dans aucune de ses propositions, le robot peut alors orienter l’appelant vers une secrétaire. Un autre nom est donné à ce système, il s’agit du pré-décroché. 

Alors, oui, c’est clairement de la concurrence indirecte pour la permanence téléphonique mais dans l’optique d’informer en toute transparence, je vous dis tout ce que je sais sur la manière dont fonctionne le standard téléphonique automatique.

Il existe différents types de standards automatiques.

Tout d’abord, le standard PABX. La technologie « Private Automatic Branch exchange » est celle qui caractérise le standard classique. Le matériel est installé à l’intérieur des locaux de l’entreprise et tous les postes téléphoniques y sont reliés. Il est comme un central qui redistribue les communications aux interlocuteurs par le biais du réseau téléphonique traditionnel qui tend à disparaître.

Il existe une technologie similaire qui est la version digitale du réseau traditionnel, l’« Internet Protocol Branch eXchange », les communications passent par internet, on parle aussi de VoIP autrement dit « Voice over Internet Protocole », l’installation est rapide et les appels sont de meilleure qualité.

Enfin, la technologie cloud qui est semblable à la précédent mais dans une version UCaaS (Unified communications as a service). C’est une version virtuelle du standard téléphonique. Cela ne nécessite aucun investissement préalable, ni installation puisque l’applicatif est hébergé sur le Cloud. L’exploitation de l’outil est prise en charge par un fournisseur et les données sont stockées dans des serveurs externes.

L’usage d’un standard téléphonique automatique apporte les mêmes avantages que la permanence téléphonique, à savoir la garantie de ne perdre aucun appel, des coûts réduits, du temps gagné pour vos équipes qui n’ont plus à répondre au téléphone sauf lorsqu’elles sont personnellement convoquées, ainsi qu’une amélioration de l’expérience client, ce qui ne peut qu’être convenable pour le chiffre d’affaires de votre entreprise. 

Le choix dépend donc de vous et de ce que vous souhaitez pour vos client(e)s.

Dans un contexte d’accroissement de l’automatisation, il convient de se demander si la chaleur d’une voix humaine n’est pas préférable pour incarner la relation client. Le traitement de vos appels par un être humain favorise d’autant plus la personnalisation, les client(e)s se sentent considéré(e)s et client(e)s content(e)s = entreprise gagnante.

La permanence téléphonique D’une ligne à l’Autre, travaille au plus près de votre activité afin de bien la connaître et de garantir des communications personnalisées.

🧚🏾‍♀️Féériquement vôtre 🧙🏾‍♀️