Le secrétariat externalisé est le fait pour une entreprise de confier à un prestataire de service des missions relatives à la tenue du secrétariat.

Bien que ce mode de fonctionnement ne soit pas récent, il semble encore peu connu du grand public.

Professionnel(le)s, je vous donne mon avis sur la posture à adopter face à votre clientèle !

Pourquoi avoir recours à un secrétariat externalisé ?

Plusieurs raisons peuvent motiver le choix d’externaliser votre secrétariat :

• Une somme de travail peu conséquente qui ne justifie pas l’emploi d’un ou d’une salarié(e),
• L’envie de ne pas ou l’impossibilité d’assumer cette somme de travail par soi-même,
• La conviction que la spécialité du prestataire apporte une plus-value au travail fait,
• Une question d’organisation dans l’entreprise.

Le secrétariat en entreprise consiste à accueillir la clientèle, à la renseigner, à prendre les appels téléphoniques, à gérer l’agenda ainsi que la partie plus administrative autrement dit la rédaction de courrier, la relance des impayés…

Le secrétariat externalisé peut effectuer toutes ses tâches à la condition que vous le souhaitiez mais celle qui met le prestataire en contact direct avec le client est la permanence téléphonique.

Notre spécialité chez D’une ligne à l’Autre comme le suggère notre nom, c’est la permanence téléphonique. J’ai répondu au téléphone tout au long de mon parcours professionnel, lorsqu’il a été question de me renouveler, le choix était évident.

Confier son accueil téléphonique n’est pas si délicat que cela si vous avez confiance dans le travail du prestataire.

Le mot magique dans tout ça, c’est bien entendu la confiance. Vos client(e)s vous font confiance, ils vous choisissent pour une raison.

Faire appel à un secrétariat externalisé n’est pas un crime et à moins de choisir un prestataire qui n’a  pas à cœur la relation client, cela ne peut pas porter atteinte à l’image de votre entreprise. Bien au contraire. Vous montrez à vos client(e)s que même si vous, personnellement n’avez pas le temps de vous occuper de l’accueil téléphonique, même si vous n’avez pas la quantité de travail suffisante pour employer une personne à temps plein ; vous prenez soin de la confiance qu’ils vous accordent, et tenez à ce qu’une personne soit toujours à leur écoute pour honorer le mieux possible le contrat qui vous lie à eux.

Le secrétariat externalisé, c’est normal !

Effectivement, le grand public a une relative méconnaissance de ces pratiques mais cela ne veut pas dire qu’elles ne sont pas bonnes. Bien entendu, quelque chose qu’on ne connait pas est plus susceptible d’être rejeté mais tout s’apprend, et apprivoiser un secrétariat à distance n’a rien de bien compliqué, tout dépend du soin que vous accordez à cette tâche.

Surtout, ne pas confondre externalisation et sous-traitance.

Comment se passe le secrétariat externalisé ?

Au cours du partenariat qui lie un prestataire de service qui dispense les services de secrétariat externalisé et l’entreprise donneuse d’ordre, il faudra COMMUNIQUER.

S’il y a des particularités à savoir sur votre localisation, dites-les et le secrétariat externalisé se chargera de les faire connaître à votre client. Chez D’une ligne à l’autre, nos client(e)s remplissent en début de mission, une fiche de renseignements afin de toujours fournir des informations exactes à leurs clients.

Changements d’emploi du temps, absences, annulation de rendez-vous… Au jour le jour, D’une ligne à l’Autre communique avec vous !

Un partenariat simple basé sur la confiance et la transmission d’informations afin que chacun fasse son travail au mieux et que tout le monde soit content.

Devez-vous dire à vos client(e)s que vous avez recours à un secrétariat externalisé ?

Bien sûr que oui.