La secrétaire existe dans sa forme moderne depuis au moins un siècle, et son métier n’a cessé d’évoluer à tel point qu’elle a aujourd’hui plusieurs appellations. Il en a déjà été question sur ce blog, la secrétaire telle qu’on la connait actuellement est la jonction de plusieurs anciennes professions : la téléphoniste, la sténographe et la dactylographe.
Depuis que ces femmes qui établissaient la communication entre deux appelants ont disparu, depuis que le poste de téléphone a intégré les lieux privés que sont les entreprises, depuis tout ça, les ordinateurs sont apparus ainsi que les logiciels de traitement de texte et la secrétaire est devenue autre que celle qui retranscrit ce qui lui est dicté.
Lançons-nous dans un petit tour des métiers du secrétariat :
- La secrétaire
Son métier évolue en fonction de la structure dans laquelle elle se trouve et de la taille de l’entreprise. Dans les petites ou moyennes entreprises, elle peut opérer seule mais dans les plus grandes entreprises, il se peut qu’il y ait plusieurs secrétaires par service. Les missions ne sont donc pas types mais bien diverses. Quoi qu’il en soit, on entend par mission de secrétariat : l’accueil physique des client(e)s, la rédaction de courriers, classement et tri des différents documents, la gestion d’agenda et du planning, la prise de rendez-vous, les appels téléphoniques, rédaction de prise de note, de compte-rendu de réunions…
- L’assistante administrative
Je n’ai pas réussi à dater l’utilisation du terme assistante administrative mais il semble s’imposer de plus en plus dans le langage courant, au détriment de celui de secrétaire qui souffre d’une image péjorative et d’une multitude de clichés. L’utilisation de ce terme peut aussi s’expliquer par l’accroissement des activités dévolues à l’assistante administrative, anciennement secrétaire. En l’occurrence, elle n’est pas forcément chargée du secrétariat donc de la gestion des rendez-vous ou encore de la prise des appels téléphonique. Il se peut qu’elle s’occupe des relations avec les clients ou encore avec les fournisseurs, le suivi des projets ou encore les appels d’offres mais aussi des partenariats commerciaux. L’assistante administrative peut procéder aux commandes, elle est chargée de la surveillance des stocks, les prises de commandes… Elle peut s’occuper des tâches comptables courantes mais il se peut aussi qu’elle ne s’occupe que de la comptabilité, des ressources humaines ou alors des affaires de la direction. Comme vous l’avez compris sa fiche de poste dépend des besoins de l’entreprise.
Depuis quelques années, le phénomène de la télésecrétaire/assistante virtuelle/secrétariat externalisé témoigne de cette constante évolution des métiers du secrétariat.
Souvent en indépendante, elle s’occupe majoritairement des appels et de la prise de rendez-vous. Sa particularité c’est qu’elle n’est pas sur site puisqu’elle n’est pas salariée de l’entreprise donneuse d’ordre mais bien une partenaire. D’autres missions peuvent lui être déléguées en fonction de sa mission qui est la sienne mais sa particularité réside dans la volonté d’une entreprise de ne pas avoir recours à une employée. Ce terme recouvre les mêmes réalités que pour la secrétaire externalisé qui pour le plus souvent n’est pas une indépendante mais une entreprise de secrétariat externalisé sous un statut autre que l’auto-entreprise.
- L’assistante virtuelle
Comme la télésecrétaire est une indépendante, souvent sous le statut de l’auto-entreprise. Sa particularité c’est qu’elle ne s’occupe pas des tâches de secrétariat mais bien des tâches proprement administratives comme mentionné ci-dessus.
Voilà tout, vous connaissez désormais quelques-uns des métiers du secrétariat.
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